Home » Despre MVGM » Politica de conformitate » Polica Whistle-blower

Introducere

Această politică guvernează activitățile tuturor companiilor care fac parte din grupul MVGM, denumit în continuare MVGM. Pentru MVGM este important ca atât compania, cat și angajații săi să respecte cele mai înalte standarde și practici etice. O parte din cultura companiei constă în faptul că, în cazul în care are loc o conduită ilegală sau lipsită de etică, aceasta să fie raportată astfel încât să poată fi tratată în mod corespunzător. Această politică de avertizor a fost stabilită pentru a facilita raportarea corectă a unei astfel de acțiuni de rea voință, fără ca informatorului să ii fie frică de un impact negativ asupra perspectivelor sale de angajare sau de carieră. Această politică de avertizare se aplică tuturor companiilor, participațiilor și / sau filialelor MVGM.

Cod de conduită

Pe baza acordurilor de integritate descrise în Codul de conduită VGM-NL (Vastgoed Management – Nederland), la care MVGM aderă, avem o responsabilitate față de părțile interesate. Codul de conduită servește drept ghid pentru conduita profesională și modul de a face afaceri. Codul se aplică tuturor celor din cadrul organizației noastre și se aplică activităților noastre în ansamblu, precum și comportamentului individual al angajaților noștri. În toate activitățile noastre de afaceri, facem tot posibilul pentru a fi deschiși, decenți în acțiunile noastre, demonstrând integritate.

Rea intenție

Cu toate acestea, acest lucru nu inseamnă că nu pot apărea acte de rea intenție. O (presupusă) acțiune de rea intenție înseamnă: (o suspiciune de) încălcare a reglementărilor (cum ar fi fraudă, ​​delapidare, corupție) ale regulilor de conduită ale MVGM, așa cum sunt prevăzute în Codul său de conduită, sau care provoacă o situație în care personalul sau terțele parti sunt compromise. Încălcarea (presupusă) este dăunătoare unuia sau mai multor angajați, companiei, terților sau interesului public. Încălcarea dăunătoare trebuie să depășească interesul personal al avertizorului.

Credem că angajații care suspectează săvârșirea unui act de rea intenție trebuie să poată raporta acest lucru simplu și sigur. Prin urmare, MVGM oferă această politică de avertizare pentru a permite o investigație promptă și aprofundată a situației îngrijorătoare, cu feedback către persoana care le-a ridicat. În plus, MVGM trebuie să ofere acestor angajați protecția necesară, astfel încât aceștia să se simtă în siguranță în continuare.

Această politică de avertizor le permite angajaților să raporteze o (presupusă) acțiune de rea voință cât mai curând posibil. În plus, nu ne așteptăm ca angajații să demonstreze că ceea ce susțin este adevărat. Cu toate acestea, aceștia trebuie să poată demonstra că există fapte și / sau circumstanțe care justifică suspiciunea rezonabilă a acțiunii de rea voință. MVGM plasează politica de avertizare pe intranetul companiei (Blue way), precum și pe site-ul web.

Scopul

Toți angajații MVGM pot folosi politica de avertizor. Aceasta include și angajații cu contract temporar. Cursanții, angajații care lucrează temporar pentru MVGM și cei care acționează în numele MVGM pot raporta acțiuni greșite, dar nu pot utiliza această politiă. Acest lucru se datorează faptului că esențialul politicii whistle-blower este protecția avertizorului. Dacă un denunțător nu este angajat de MVGM, MVGM nu îi poate oferi protecție.

Cultură corporate

O politică de whistle-blower nu ajută numai la reacția adecvată la acțiunile greșite, ci și la prevenirea acestora. Este o parte integrantă a culturii corporate a MVGM, având ca rezultat angajați care acționează cu integritate, exprimă critici și abordează comportamentul neadecvat. Toate acestea sunt încurajate și apreciate.

Procedură

Pasul 1 – Exprimarea îngrijorării

Ca prim pas, angajații ar trebui să-și exprime orice îngrijorare cu managerul direct, verbal sau în scris, referindu-se la reclamația lor ca o chestiune de avertizare. Managerul direct poate fi de acord cu o modalitate de a rezolva problema rapid și eficient. Individul ar trebui, de asemenea, să spună dacă are un interes personal direct în această privință.

Alternativ, dacă există motive de suspiciune că managerul direct poate fi într-un fel sau altul implicat în acțiunea de rea voință sau dacă managerul direct nu abordează suficient îngrijorarea, persoana își poate exprima îngrijorarea la departamentul de conformitate, care va acționa ca persoana de contact a denunțătorului.

Denunțătorul poate transmite acțiunea de rea voință în cauză în scris și / sau verbal, dar este preferat un raport scris. Acest lucru se datorează faptului că astfel se elimină discuțiile cu privire la ceea ce a raportat exact denunțătorul cu supervizorul sau persoana de contact și mai multe informații pot fi obținute ulterior. Informațiile suplimentare sunt întotdeauna înregistrate în scris de către destinatar.

Pentru a menține pragul cât mai scăzut posibil, raportarea verbală este întotdeauna posibilă. În cazul unui raport verbal, supervizorul sau persoana de contact a denunțătorului îl va întreba pe denunțător dacă se opune ca numele lui să fie menționat în raport.

Rapoartele verbale pot fi făcute la telefon, dar și într-o conversație personală în cadrul sau în afara companiei. Supervizorul direct sau persoana de contact a denunțătorului face un raport al conversației. Acesta va descrie acțiunile de rea voință raportate și orice alte circumstanțe relevante cât mai exact posibil.

Dacă managerul direct face parte dintr-o presupusă acțiune de rea voință, denunțătorul raportează abuzul direct departamentului de conformitate.

Pasul 2 – Investigație

Persoana de contact a denunțătorului va raporta întotdeauna o presupusă faptă de rea voință directorului administrativ al angajatului despre care există suspiciunea de acțiune de rea voință. Persoana de contact a denunțătorului va lua măsurile necesare pentru a investiga situația.

Odată ce raportul este confirmat, se emite o confirmare, iar persoana de contact a denunțătorului va confirma raportul către denunțător. Această confirmare prevede:

  • Exact ce presupune raportul angajatului;
  • Că raportul de avertizor nu are drept rezultat măsuri punitive sau tratament nedrept;
  • Că MVGM va proteja cât mai mult posibil denunțătorul;
  • În ce măsură raportul poate fi tratat confidențial. Dacă confidențialitatea totală nu este posibilă din orice motiv, procesul de urmărire este atent discutat cu denunțătorul înainte de a fi acționat;
  • Că angajatul primește informații despre progresul și posibilul rezultat al anchetei după maximum opt săptămâni și o indicație a măsurilor care au fost luate.

Dacă, în interesul anchetei, este benefic să nu fie făcute declarații cu privire la măsurile întreprinse și la stadiul anchetei, nu vor fi furnizate informații cu privire la aceasta din urmă. Desigur, denunțătorul va fi informat.

Nu există alte cerințe în ceea ce privește investigația efectuată de persoana de contact a denunțătorului.

Se vor aplica următoarele principii:

  • Informațiile primite de persoana de contact a denunțătorului sunt confidențiale. Persoana de contact a denunțătorului poate utiliza informațiile numai în scopul investigării și al consilierii denunțătorului;
  • Persoana de contact a denunțătorului este autorizată să solicite informații scrise și verbale de la toate departamentele companiei în scopul investigației, sub rezerva regulilor de confidențialitate ale angajaților. Departamentele companiei sunt obligate să furnizeze toate informațiile disponibile și relevante;
  • Persoana de contact a denunțătorului va păstra confidențial numele denunțătorului;
  • Persoana de contact a denunțătorului va aplica întotdeauna principiul unei audieri echitabile, cu excepția cazului în care acest lucru este în conflict cu interesele anchetei;
  • Persoana de contact a denunțătorului va dezvălui întotdeauna constatările în scris;
  • Toate înregistrările și fișierele sunt păstrate într-un mediu sigur;
  • Persoana de contact a denunțătorului nu poate aplica sancțiuni;
  • În cazul unei încălcări a legii, persoana de contact a denunțătorului va sfătui întotdeauna conducerea cu privire la depunerea unui raport la poliție.

Pasul 3 – Rezultat

Persoana de contact a denunțătorului va raporta directorului general și directorului departamentului relevant și va oferi sfaturi cu privire la orice acțiune întreprinsă, precum și procesul de follow up.

Directorul implicat în / după consultarea cu directorul general decide cu privire la orice acțiune ulterioară, precum și gestionarea potențialei publicități legate de cazul în cauză. În termen de opt săptămâni de la raportarea faptelor de rea voință, denunțătorul va primi feedback cu privire la progresul anchetei și, după caz, la acțiunile întreprinse.

Fapte de rea voință în afara sferei politicii de avertizor

  • Reclamații personale (de exemplu, referitoare la locul de muncă, relația cu colegii sau conducerea). Aceste probleme pot fi discutate cu supervizorul direct sau, dacă reclamația se referă la supervizorul direct, supervizorul acestuia sau la departamentul de resurse umane, se va căuta o soluție;
  • Fapte de rea voință săvârșite de chiriași (de exemplu violența domestică). Aceste abuzuri pot fi cel mai bine discutate cu supervizorul direct, prin care cel mai potrivit mod de a rezolva problema identificată poate fi căutat în consultare.

Fără represalii împotriva denunțătorilor

Comitetul executiv al MVGM garantează că nici un denunțător care acționează în conformitate cu politica whistle-blower nu va fi supus represaliilor. MVGM va acționa corespunzător pentru a proteja denunțătorul. Acest lucru se aplică și în cazul în care, după o investigație, rezultă că raportul a fost făcut cu bună-credință, dar acuzația (acuzațiile) nu poate fi suficient dovedită. MVGM va păstra confidențial numele denunțătorului.